Saiba o que é o ERP e confira este guia para ajudar a escolher a melhor opção


O que você precisa saber para escolher um ERP e tirar o maior proveito dele na sua empresa. Este guia poderá lhe ajudar a escolher e implantar o ERP certo para seu negócio.

 

A maioria dos empresários, começa ou entra num negócio já existente, porque tem especialização ou uma grande capacidade de lidar com o fornecimento de um produto e serviço que o mercado carece e remunera por ele. Entretanto, nenhum empresário que não seja do segmento de Tecnologia da Informação, abre um negócio porque é especialista em sistemas de informação ou é um excelente analista de sistemas, ou ainda tenha todas as habilidades para gerenciar uma empresa.

 Muitas vezes, este empresário nem pensou que tornaria um negócio. Começa pequeno, contrata um, dois e de repente está “empresário e a ficha nem caiu”. Também nestas situações, o empresário se obriga a migrar de uma área que tem muito domínio, como engenharia ou vendas, para a diretoria da empresa. E aí terá que desenvolver ou ter habilidades mínimas em muitas outras áreas como: gerência financeira, materiais, logística, tecnologia e outras nas quais ele não tem afinidade nem aptidão. Mas terá que gerenciar, pois ele é o dono! Neste momento, as escolhas são necessárias, principalmente de pessoas, que irão apoiá-lo com suas especialidades em cada área. Mas que ainda assim estarão sob sua responsabilidade.

Sua Empresa

Encontramos muitos doutores e catedráticos que também relatam isto, mas parece que em seus artigos e ensinamentos, as empresas já nascem prontas. E que em um determinado dia, o negócio virou empresa e então para tudo, busca os melhores do mercado e coloca em cada perfeito lugar nos departamentos da organização. Você sabe que não é assim! Qualquer empresa é um mosaico. Construída pedra sobre pedra. E só o empresário sabe quantos deslizamentos já ocorreram. E até quais estão eminentes a ocorrer, se ele não tomar atitudes que podem desagradar a muitos na organização.

ERP e suas diretrizes

O próprio nome do ERP, Planejamento de recurso corporativo, ou em inglês: Enterprise Resource Planning, já diz tudo que ele precisa fazer: Oferecer ferramentas para que as organizações consigam gerenciar os recursos planejados e alocados no negócio com:

EFICIÊNCIA, que é:

-Capacidade de produzir o máximo de resultados com o mínimo de recursos, energia e tempo;

-Produzir o máximo com o mínimo de desperdício;

-Obter produtividade operacional;

EFICÁCIA, que é:

-Atingir os melhores resultados possíveis: metas e tempo;

-Atingir resultados pretendidos e compará-los com os resultados obtidos;

-Grau em que se alcançam os objetivos e as metas em um determinado período de tempo, levando em conta os custos e recursos aplicados;

EFETIVIDADE, que é:

-Resultado concreto, ou as ações que fizeram acontecer esse resultado concreto;

-Relação entre os resultados e o objetivo. O que realmente foi conseguido.

-No mundo empresarial: Conseguiu ou não? Se sim, teve efetividade, se não, não teve.

ACURÁCIA, que é:

-Precisão, confiabilidade das informações, dados e os resultados obtidos.

-Poder olhar, acreditar, agir com base nas informações recebidas e ter certeza que está no caminho certo. Mesmo que longo, mas evolutivo e correto.

Por isto, um ERP não é simplesmente um conjunto de softwares na nuvem ou no seu computador Desktop, que emite a NF-e ou CT-e e as boletas de cobranças.

Porque preciso de um ERP?

A implantação de um ERP, vai muito além de apenas utilizar softwares para mecanizar processos. O grande ganho da implantação de um ERP é a revisão e estruturação dos processos de sua empresa, necessária para que o ERP funcione corretamente e atinja os resultados necessários à empresa.

ERP é caro!?

Isto é um mito. Caro é aquilo que você compra e não dá resultados! Implantar um ERP, apenas exige investimentos, como qualquer outro investimento que sua empresa faz. E precisa ser tratado como tal. Por isto, a melhor pessoa para ser o Gerente do Projeto de implantação do ERP na sua empresa é o seu Gerente Financeiro. Ele saberá, desde o primeiro dia, se o projeto será eficiente, eficaz, efetivo e se as informações produzidas estão sendo confiáveis.

O certo é que você tem aquilo que você paga. E foi o mercado, sabiamente, que estruturou isto, incluindo nesta lista e forma de remuneração, seus próprios produtos e serviços de sua empresa. E como qualquer investimento, se bem-feito, dará retorno e alcançará os resultados necessários.

E veja bem, que afirmamos “resultados necessários” e não os que você deseja. Pois, há muita expectativa errada, quanto a aplicação e os resultados da implantação de um ERP. A implantação de um ERP, poderá auxiliar e muito, mas não vai resolver todos os seus problemas.

Quais os problemas que um ERP, NÃO resolve?

A implantação do ERP, até faz milagres de transformações culturais, eliminando as redundâncias, garantindo informações seguras, integrando e disponibilizando informações certas para as pessoas certas e na segurança certa. Mas não irá resolver seus problemas de:

-Fluxo de caixa, isto depende de sua estratégia mercadológica e de marketing;

-Desorganização generalizada, não há setores e ninguém ou todos “apitam” na empresa;

-Falta de respeito aos processos, padrões e regras;

-Plano de cargos e salários desproporcionais;

Falta de fidelidade da alta direção, incluindo um só dono em empresas pequenas; em insistir em pular os processos, se achanado acima de tudo, só porque é dono. Comprando sem cotações, ordens de compras e análise financeiras. Nisto, inclua até mesmo um abastecimento no posto de gasolina perto da empresa. E assinando a “notinha” para a empresa pagar depois;

Sócios e/ou seus familiares que não separam pessoas físicas e jurídicas. Vão ao almoxarifado da empresa no final de semana e pegam materiais e insumos para consumo próprio, consumo no sítio, consumo em casa e etc, sem os devidos registros e em checar se realmente tem disponibilidade, inclusive financeira para isto;

Diretores que colocam tudo que era para ser descartado no almoxarifado, pátio e dependências da empresa. Acreditando que estas áreas são extensões de suas casas, sítios e fazendas, e que nunca são descartados e gastam espaço, as vezes raros nas empresas;

Distúrbios comportamentais, quanto ao humor e forma de tratar a equipe, clientes e fornecedores.

Avanço desenfreados ao caixa da empresa, fazendo saques e retiradas que a empresa não suporta;

Insistência em adquirir produtos baratos (ruim custo x benefício), recondicionados e de baixa durabilidade. Muitas vezes só para aparentar ter volume e alta disponibilidade;

Insistência em contratar quantidade e não qualidade de colaboradores;

Insistir em querer sonegar impostos. E com isto gerar todo o descontrole da falta de informação nos sistemas e as brechas e rachaduras no processo, que podem levar a empresa a problemas sérios e sistêmicos de ser lesada, multada e ser punida pesadamente. Além de ter o descrédito da equipe, clientes, fornecedores, mercado, quanto a ética e idoneidade do negócio.

Os problemas acima citados são culturais e motivados por circunstâncias pessoais, de mercado, política, posicionamento da merca e produtos. E necessitam de “incisões cirúrgicas”, que não são objetos de um ERP. Podem ser até de um psicólogo e em alguns casos, chegando até à assunto de polícia. Por isto, a importância em entender o que um ERP não irá resolverá para você e sua empresa. Isto, lhe colocará com o “pé no chão”, do que ele realmente pode fazer pela sua empresa.

Quais os problemas que um ERP resolve?

Com a implantação de um ERP, você poderá resolver uma série de problemas que vem se arrastando em sua empresa há muito tempo. Permitindo que você tire férias, sua empresa cresça, sua empresa não fique dependente e até refém de um ou dois “super-colaboradores”. E você saia da subsistência ou volte a ter lucro significativo.

Um ERP de verdade e corretamente implantado, oferece a gestão de todas as áreas de sua empresa. E suas marcas registradas são:

-Integração dos departamentos

-Eliminação de informações duplicadas e repetidas

-Segurança e confiabilidade das informações

-Alta disponibilidade das informações

-Registro e retenção do domínio tecnológico dos processos

-Padronização e previsibilidade das rotinas

Apenas “meia dúzia” das centenas, se não milhares de melhorias que sua empresa terá , com a implantação correta do ERP:

Gerenciamento da cadeia de abastecimento: Planejamento e controle das compras. Integração real do departamento comercial, produção, compras e financeiro: As compras e seus pagamentos, passam a considerar 100% da disponibilidade de caixa. Ou seja, as compras são realizadas conforme as condições e disponibilidade de numerários no dia de seus vencimentos e isto sem interferir em nada na disponibilidade dos insumos e matérias-primas quando são necessários, analise:

Terá dinheiro para pagar no dia que venceu os 30/60 dias combinados com seu fornecedor? Ou só comprou porque, sempre o Departamento de Compras compra assim mesmo e não pode faltar matéria-prima e recursos para a produção?

Qual dos seus fornecedores que não dá mais 2 ou 3 dias ou ainda mais, num vencimento padrão de 30/60 dias, para o pagamento ‘casar’ com o recebimento de seus clientes, que você terá no seu Fluxo de Caixa?

As rotinas serão organizadas em um Workflow, para que o processo de aquisição, seja padronizado e as auditorias da aplicação dos recursos sejam garantidas, ou seja: Se na produção de uma caldeira, está previsto um total de 200 eletrodos, se gastar a mais (extravio) ou a menos (preço alto que pode estar gerando perdas de vendas); isto é monitorado ou simplesmente mantém-se a perda sem providências? Lembre-se que, “de grão em grão a galinha enche o papo” e seu caixa se esvazia desta mesma maneira. Geralmente, estas coisas são parte dos ataques silenciosos e difíceis de detectar ao seu lucro.

A engenharia e o Departamento de Custeio terão disponível a alocação e acompanhamento de verbas por projetos, serviços, mão de obra. Permitindo transferir verbas de uma necessidade para a outra. E garantindo que quem faz isto, tem a permissão e a competência necessária e segura para fazê-la. E automaticamente a alçada superior, é comunicada eletronicamente por e-mail, App mobile ou SMS.

A reposição de estoques é automatizada de forma séria. Com auditoria segura para evitar sobre estoques, geradas nas inevitáveis mudanças de comportamento de mercado, precificação e principalmente; considerando as disponibilidades de seu fluxo de caixa, para “aguentar” a capitalização necessária dos estoques. Acredite: Estoques altos ou mal dimensionados e alocados, ainda quebram muitos negócios no mundo.

Todo o processo de solicitação, análise, requisição, ordem, autorização de compra, plano de demanda é automatizado. Incluindo a implantação e sincronização com sua cadeia de fornecedores, através do módulo de e-Procurement. Que gera e administra as cotações on-line, promovendo inclusive um leilão reverso, para melhor aquisição e não só o melhor preço. Isto é possível, graças ao grande armazém de dados (datawarehouse) do ERP, que é natural na operação do dia a dia. E nele estão registrados a pontualidade de entregas, nível de qualidade apurada no recebimento, custo, frete, localização, prazos e como os fornecedores trataram as não-conformidades, dentre outras infinidades de dados. Que neste momento, realmente se tornam informações úteis.

Integração on-line com mobile, serviços de e-mail e alertas para necessidades de ajustes e planos de ações, quando custos de aquisição, preços de mercado e demais informações da cadeia de abastecimento, tem oscilações significativas. Algo que sem um ERP, é impossível de obter.

E os demais setores da empresa, seja ela uma pequena indústria, um comércio ou uma empresa de prestação de serviços, as dores são as mesmas: Onde estão os componentes que roubam o lucro da empresa? Estão exatamente em perdas sutis do dia a dia e que ocorrem nos processos empresariais. E que o ERP se propõe a padronizar, auditar e apontar, onde não estão conexos e desintegrados.

CASE

Mas vamos a um simples, mas grande problema que, nós da Vilesoft, vivemos ao iniciar um projeto de implantação em um de nossos clientes no Brasil:

A empresa escolheu nosso ERP porque havia falado com vários de nossos clientes. E soube do nosso foco no negócio e não somente em software ou tecnologia. E acredito que gostou disto, porque já passados vários anos, continua como cliente da Vilesoft, até hoje.

Neste cliente, o peso do produto produzido, era diferente do peso do produto faturado. Mas como? Como usavam sistemas diferentes e processos desintegrados, isto estava ocorrendo e ninguém conseguiu atinar a isto. E do mesmo jeito que sua empresa hoje, faz vista grossa e não gerencia uma série de componentes dos processos “ladrões” do seu lucro, assim também ocorria nesta empresa. E acredite, isto é muito mais comum que se podemos pensar.

Resultado: O estoque contábil de ferro-gusa no pátio era enorme, toneladas e mais toneladas. E no pátio, adivinha quanto tinha? Zero, isto mesmo, zero barrinha de ferro-gusa! E só descobriram porque haviam terceirizado toda a produção de fundidos daquele tipo de ferro-gusa e zerado e estoque físico.

Mas onde estavam aquelas toneladas de ferro-gusa? Estavam justamente na diferença de anos, perdidos nos controles dos mapas de produção das planilhas eletrônicas, que apontam um montante produzido e nos controles do que era faturado por peso padrão, no sistema que só emitida NF e não se comunicava com o sistema de produção.

E o custo para resolver isto, ultrapassou e muito, o valor economizado com o sistema que a empresa estava usando. Este fato é que acordou o empresário para a necessidade de um ERP de verdade. E não um conjunto de softwares que o mercado oferece como salvador da pátria em termos de custos x benefícios.

Conclusão

Para não lhe cansar e corroer seu tempo escasso, não vamos citar mais melhorias de processos que sua empresa pode ter com a implantação correta de um ERP. Pois, para isto seriam necessários vários livros com milhares de páginas, para descrever três décadas de casos e situações que vivemos aqui na Vilesoft, nas implantações em todo o Brasil.

Pode acreditar, se você fizer a coisa certa, contratar o ERP certo e investir numa implantação correta, o ERP resolverá grandes problemas de sua empesa. Principalmente você terá real integração de vendas, compras, produção, engenharia, logística, suporte pós-venda, qualidade, financeiro, RH e marketing.

Mas não acredite em contos de fadas, do mesmo jeito que você não pode contratar mão de obra pelo currículo, pois, papel aceita tudo, não se iluda acreditando que há ERP, ou que sistemas caseiros irão resolver seus problemas. Podem até aumentá-los, basta precisar sua empresa de suporte local ou discutir uma mudança de estratégia no negócio, que você irá ver o saldo da conta.

Pense nisto e muito sucesso!

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